Пример обоснования премии сотруднику организации

Обоснование премии сотруднику – пример правильных формулировок приведен в статье. Кроме того, рассмотрим, почему требуется корректно формулировать условия для поощрения сотрудников, и какие последствия ожидают работодателей, использующих неправильные формулировки.

Для чего требуется обоснование премии

В организациях могут закрепляться различные системы премирования сотрудников. Они устанавливаются трудовыми и коллективными договорами, соглашениями, локальными актами. Выплачивать или не выплачивать поощрительные выплаты сотрудникам решает работодатель. Он же устанавливает критерии для премирования.

Правильный выбор оснований (формулировок) для поощрения сотрудников позволяет:

1. Избежать проблем двоякого толкования, когда сотрудники трактуют формулировку одним образом, а работодатель — другим. Если формулировка четкая, то и спора о том, заслужил сотрудник премию или нет быть не может.
2. Уменьшить налог на прибыль организации.

Казалось бы, как формулировка премирования может повлиять на налогообложение? Очень просто. Согласно п. 1 ст. 247 Налогового кодекса РФ прибыль определяется путем вычета из доходов расходов. Чем больше расходов у организации, тем меньше прибыль и налогооблагаемая база.

Некоторые премии включаются в расходы организации, а некоторые нет. В расходы включаются исключительно премии, оговоренные в трудовых договорах (п. 21 ст. 270 НК РФ). Налоговые инспекции требуют обосновывать факт того, что премия является производственной, соответственно формулировка должна быть четкой.

Как обосновать премию сотруднику для того, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль

Чтобы обоснование премирование было четким и правильным, а налог на прибыль был уменьшен на сумму поощрений, необходимо:

1. Доказать налоговой инспекции, что премии носят производственный характер, входят в систему оплаты труда. Для этого можно использовать два способа. Во-первых, можно оговорить порядок премирования в трудовых договорах с сотрудниками. Этот метод достаточно сложен, поскольку потребуется вносить сведения о порядке выплаты премий в каждый договор. Второй способ куда проще. Можно утвердить одно Положение о премировании, в котором будет прописан порядок поощрения работников, а в трудовых договорах сделать отсылку к этому Положению.
2. Издавать приказы о премировании (форма Т-11, Т-11а), в которых в качестве основания для поощрения будет указано, что премия выплачена по основаниям, предусмотренным трудовым договором, либо Положением о премировании.
3. Иметь подтверждающие документы, обосновывающие факт премирования сотрудника. Например, если премия выплачена за выполнение работникам плана по итогам работы за месяц, должен быть документ, который определяет, какой план должен выполнить сотрудник (например, произвести 30 единиц продукции), и документ, подтверждающий, что сотрудник его выполнил.
4. Составлять платежные ведомости, которые подтверждают факт премирования сотрудника.

Если перечисленные условия выполнены, налоговые органы будут учитывать премию, как часть зарплаты, и налог на прибыль будет уменьшен, так как поощрения будут учтены как расходы организации.

Правильные формулировки для обоснования премии — примеры

Приведем примеры формулировок для премирования, которые можно отразить в Положении о премировании, либо в трудовом договоре с сотрудником.

1. За качество произведенной продукции по итогам месяца, соответствующее требованиям ГОСТ и СНиП.
2. За превышение Плана по производству пластиковых окон за январь 20__ года, утвержденному Приказом директора ООО «Заковед» от дд.мм.гггг № 1.
3. За непрерывный стаж работы, в ООО «Заковед», который составляет более 10 лет.
4. За неукоснительное соблюдение требований Правил внутреннего трудового распорядка.
5. За отсутствие дисциплинарных взысканий в прошедшем месяце.
6. За заключение более 10 договоров с контрагентами по итогам месяца.
7. За отсутствие жалоб от клиентов ООО «Заковед» по итогам отчетного периода.
8. За своевременное и правильное выполнение возложенных на главного бухгалтера ООО «Заковед» должностной инструкцией задач.

Обоснование премирования сотрудника – пример конкретной ситуации

Приведем пример комплексного обоснования премиальной выплаты. Напомним, что для этого требуется:

• отразить основания для премирования в трудовом договоре или Положении о премировании;
• чтобы сотрудник соответствовал основаниям для премирования, указанным в трудовом договоре или Положении о премировании;
• подготовить доказательства, что сотрудник выполнил условия премирования;
• издать приказ о премировании.
• правильно отразить необходимые сведения в ведомостях на выплату премии.

С менеджером отдела продаж Ивановым А.А. заключен трудовой договор от дд.мм.гггг № 12. В п. 3.1 трудового договора указано, что размер оклада данного работника составляет 8 000 рублей. П. 5.5 договора установлено, что Иванову А.А. по итогам месяца может быть выплачена премия в размере оклада при выполнении им минимального плана продаж по итогам месяца. П. 8.1 договора установлен минимальный план продаж – 10 заключенных договоров с клиентами.

В январе 20__ года Иванов А.А. заключил 15 договоров, чем заслужил поощрение в размере оклада. Работодателем издан приказ от дд.мм.гггг № 13, по форме Т-11, в котором указано: «В связи с выполнением Ивановым А.А. плана продаж за январь 20__ года, на основании п. 5.5 трудового договора от дд.мм.гггг № 12, приказываю: выплатить Иванову А.А. премию за выполнение плана продаж за январь 20__ года в размере 8 000 рублей. Главному бухгалтеру Касимову В.В. произвести выплату премии вместе с очередной заработной платой».

Главный бухгалтер Касимов В.В. на основании приказа от дд.мм.гггг № 13 подготовлена платежная ведомость по форме № Т-51, в которой отражена как заработная плата, так и премия (в графе 9 ведомости).

***

Таким образом, обоснование премии – важный момент. Четкое обоснование позволяет не только правильно сформулировать причину поощрения, но и снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организации.

Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.